Een kantoorontruiming is meer dan bureaus en stoelen weghalen. Het is een project met meerdere stakeholders: directie, IT, HR, facility, verhuurder en soms erfgenamen van een failliet bedrijf. Op deze pagina vind je een stappenplan dat werkt voor kantoren van 5 tot 500 medewerkers, met aandacht voor planning, ICT en data-veiligheid (AVG), archief, demontage, duurzame afvoer en hergebruik en de vaak strenge oplevering aan de verhuurder.
Wanneer is een kantoorontruiming nodig?
- Bedrijf verhuist naar nieuw pand
- Bedrijf reorganiseert en krimpt
- Bedrijf gaat failliet of stopt
- Verhuurder beëindigt huurcontract
- Hybride werken: minder fysieke werkplekken nodig
- Fusie of overname met opheffing van vestiging
- Internationalisering met sluiting van kantoor
In de praktijk zien wij sinds 2020 een toename in ontruimingen door hybride werken: bedrijven besluiten van bijvoorbeeld 80 werkplekken naar 30 te gaan, met flexplekken in plaats van vaste bureaus. Veel meubilair wordt overbodig.
Stap 1: planning
Een goede ontruiming begint met een planning van 6-10 weken (voor middelgroot kantoor). Bij spoed kan het korter, lees daarvoor onze spoedontruiming-gids.
Activiteiten:
- Inventariseren van alles in het pand (per ruimte, per medewerker)
- Bepalen wat mee gaat, wat weg gaat, wat verkoopt
- Beslissingen over data en archief
- Afspraken met verhuurder over opleverniveau
- Communicatie naar medewerkers
- Offertes ontruimer en eventueel verhuizer
Stap 2: inventarisatie
Een systematische inventarisatie voorkomt verrassingen. Inventariseer per categorie:
Werkplekken
- Bureaus, stoelen, ladeblokken
- Monitors, docks, toetsenborden, muizen
- Persoonlijke spullen medewerkers (planten, foto's, kasten)
- Bureau-accessoires
Vergaderruimtes
- Vergadertafels en stoelen
- Beamers, schermen, videoconferentie-apparatuur
- Whiteboards, magneetborden
- Verlichting bovenrand
Algemene ruimtes
- Receptiebalie en wachtruimte
- Lockers personeel
- Pantry en keukeninventaris (koelkast, magnetron, koffieautomaat, koffietassen, theecups, vaatwasser)
- Toiletten (zeepdispensers, papierdispensers)
- Print- en kopieerruimte
Archief en kasten
- Stalen archiefkasten
- Compactus-systemen
- Documenten op kasten en bureaus
- Lockers met persoonlijke items
ICT
- Servers, switches, routers (als die mee moeten of vernietigd)
- Laptops, desktops en monitoren
- Telefoons en headsets
- Printers en multifunctionals
- Kabelmanagement, datakasten
Vaste constructie
- Wanden, scheidingswanden (vaak verplaatsbaar)
- Vloerbedekking
- Verlichtingsplafonds
- Inbouwkasten en schuifwanden
Stap 3: sortering in vier categorieën
Wij sorteren systematisch in vier hoofdcategorieën:
1. Hergebruik intern Naar nieuwe pand of andere vestiging.
2. Verkoop Tweedehands kantoormeubilair-handel kan complete loten kopen. Goede bureaustoelen (Herman Miller, Ahrend, Gispen): vaak 40-150 euro per stuk. Eikenhouten vergadertafels van 3-4 meter: 300-800 euro. Witte Vitra Eames-stoelen: 50-200 euro per stuk. Goede archiefkasten: 50-150 euro.
3. Recyclen Hout, metaal, kunststof, elektronica gescheiden afvoeren. Gerecycled door gecertificeerde verwerkers.
4. Afvoer als restafval Wat niet meer bruikbaar of recyclebaar is. Streven: zo weinig mogelijk.
Wij regelen de verkoop- en recyclingstroom als onderdeel van de ontruiming. Zie werkwijze.
Stap 4: demontage
Demontage van vaste elementen vraagt vakmensen. Onder andere:
- Werkplekken met systeembureau (bureau-tussenwand, akoestische panelen, kabelgoten): apart demonteren in onderdelen
- Vergaderkamers met schuifwanden: vaak verhuurd of in eigendom, demontage en mee of weg
- Keukenblokken: kraan dicht, leidingen losschroeven, blad eraf
- Inbouwkasten: vaak verlijmd of vastgeschroefd
- Akoestische plafondelementen: voorzichtig, materiaal is breekbaar
- Verlichting: alleen door bevoegd elektricien afkoppelen, daarna kan demontage door ons
Stap 5: ICT en data-veiligheid
Het meest gevoelige onderdeel. Een werknemer mag zijn laptop niet meenemen, maar wat staat erop? En hoe wis je een server-schijf met klantgegevens?
Eerste vraag: wat moet behouden, wat vernietigd?
- Hardware die mee verhuist: wordt verplaatst, eventueel opgeschoond door IT
- Hardware die niet mee gaat maar nog werkt: schijven veilig wissen, daarna doorverkopen
- Hardware die weg moet: schijven fysiek vernietigen (shredden of doorboren)
Methoden voor data-vernietiging:
| Methode | Veilig genoeg voor | Certificaat? |
|---|---|---|
| Software-wissen (3x overschrijven) | Niet-gevoelige data | Soms |
| Demagnetisering (degaussing) | Magnetische schijven | Ja |
| Fysiek vernietigen (shredden) | Alle gevoeligheid | Ja |
| Drilling (gat boren door schijf) | Gevoelig, basisniveau | Vaak niet |
Voor AVG-compliance is een certificaat van vernietiging essentieel. Voor archiefvernietiging schakelt u een gecertificeerde verwerker in; wij denken graag mee over de juiste route.
Stap 6: archief
Archief is een vak op zich.
Drie hoofdvragen per dossier:
- Moet dit bewaard? (volgens wet of bedrijfsbeleid)
- Mag dit gedigitaliseerd worden? (en daarna origineel vernietigd)
- Mag dit vernietigd? (geen wettelijke bewaarplicht meer)
Voor de antwoorden: vaak heeft de jurist of compliance officer van het bedrijf hier richtlijnen voor. Bij twijfel: scannen naar PDF en origineel bewaren tot zeker is dat het mag weg.
Voor vernietiging verwijzen we naar gespecialiseerde shredding-bedrijven (NEN 15713).
Stap 7: vloerbedekking
Een ondergeschoven kind in veel ontruimingen, maar essentieel voor de oplevering. Vooral bij kantoren die 10+ jaar in gebruik zijn:
- Tapijttegels: snel los te trekken, maar afvoer kan lastig zijn (PVC-houdend)
- Vastgelijmd tapijt: tijdrovend, met lijmresten op ondervloer
- Laminaat: per stuk losklikken, soms verlijmd
- Vinyl: lijmresten op ondervloer
- Linoleum: schuren ondervloer vaak nodig
Verhuurder eist vaak: vloerbedekking weg, ondervloer schoon (geen lijmresten), eventueel weer geegaliseerd.
Stap 8: oplevering verhuurder
Verhuurders van kantoren zijn vaak strenger dan bij woonruimte. Verwacht een opleverlijst zoals:
- Pand bouwschoon (geen stof, geen lijmresten)
- Plafond zonder beschadigingen, geen losse panelen
- Wanden geverfd in originele kleur, gaten van schroeven dichtgesmeerd
- Vloer in originele staat (vaak: betonnen ondervloer, geegaliseerd)
- Toiletten en pantries werkend, schoon, geen kalkaanslag
- Elektrische installatie afgekoppeld waar nodig
- Buitenruimte en parkeerplaatsen schoon
- Bewijs van afgekoppelde nuts (gas, water, elektra) indien volledig terug aan verhuurder
Tip: vraag de verhuurder al in week 1 om een opleverlijst en doe een tussentijdse vooropname halverwege het project. Dan kun je bijsturen.
Voor algemene principes van oplevering: zie onze bezemschoon checklist.
Stap 9: duurzaamheid en circulaire partners
Veel bedrijven willen duurzaam ontruimen. Concreet betekent dat:
- Maximaal hergebruik van meubilair (verkoop, schenking)
- Gescheiden afvoer (hout, metaal, kunststof, elektronica)
- CO2-footprint van transport beperkt
- Documenten via gespecialiseerde papiervernietigers (papier wordt gerecycled tot nieuw papier)
Wij rapporteren bij grotere projecten welk percentage van het meubilair hergebruikt is, gerecycled en als restafval is afgevoerd. Dat helpt klanten bij hun MVO- of ESG-rapportage.
Kosten van een kantoorontruiming
Indicatief, voor een gemiddeld kantoor met standaard meubilair:
| Kantoorgrootte | Aantal werkplekken | Indicatieve prijs |
|---|---|---|
| Klein kantoor | 5-15 | 2.500-5.500 euro |
| Middelgroot kantoor | 25-60 | 6.500-15.000 euro |
| Groot kantoor | 80-150 | 18.000-40.000 euro |
| Bedrijfsvestiging | 200+ | 40.000+ euro |
Veel afhankelijk van: vloerbedekking, archief-omvang, demontage van vaste elementen, ICT, oplevereisen verhuurder. Een gratis vooropname levert altijd een vaste prijs. Lees ook onze pagina over prijzen voor algemene factoren.